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¿Te gustaría mejorar la organización de tu empresa? ¿Estás buscando hacer una separación de las tareas y de las funciones que se realizan en tu empresa? Entonces te interesa leer este artículo para aprender a cómo realizar un organigrama y mejorar considerablemente la organización de esta.
¿Qué es el organigrama de una empresa?
Lo primero que debes saber, antes de nada, es en qué consiste un organigrama de empresa. Posiblemente ya tengas una idea de ello, pero es conveniente aclarar los conceptos antes de comenzar. Un organigrama de empresa es una imagen, documento o archivo en general en el cual se reflejan gráficamente las jerarquías y responsabilidades que podemos encontrar dentro de una empresa.
Normalmente, el orden del organigrama va de acuerdo a la disposición de los cargos de la empresa, es decir, los directivos en la parte superior del organigrama y conforme va descendiendo —visualmente hablando—, ocurre lo mismo con las responsabilidades. Esto sería una descripción rápida y general de lo que es un organigrama de una empresa, aunque existen otros muchos factores determinantes a la hora de realizarlo y que explicamos a continuación.
Elige el diseño del organigrama
Lo primero que debes hacer es elegir cómo va a ser la esquematización del organigrama. Es decir, decidir cómo quieres que sea el organigrama, si vertical o horizontal. El método tradicional siempre ha sido el vertical, aunque actualmente se está empleando más el diseño horizontal.
Elige el tipo de organigrama
Hay varios tipos de organigrama y no todos encajan igual para los diferentes lugares de trabajo. Por ejemplo, no es lo mismo un organigrama para una agencia de comunicación que para un supermercado o una cadena de restaurantes de comida rápida. Todo depende del lugar del trabajo. Aclarado este punto, podemos encontrar los siguientes tipos de organigramas:
- Organigrama según la función: En este caso la empresa se organiza dependiendo de las secciones en las cuales se divide. Por ejemplo, un organigrama para la dirección y subdirección, otro para el departamento de recursos humanos. Otro para el departamento de marketing, ventas, la cadena productiva, etc.
- Organigrama según el producto: Este organigrama se plantea en base a los productos que ofrece una determinada empresa. Por ejemplo, en el caso de Coca Cola, podríamos encontrar uno para el producto principal, otro para Fanta, otro para Aquarius, Monster, etc. Cada uno tiene sus responsables de comunicación, de ventas, de marketing, etc. Y es que cada producto está bajo la supervisión de un ejecutivo.
- Organigrama según los clientes: Aunque no es el más habitual, ni mucho menos, es otro tipo de organigrama. Normalmente se utiliza por las ONG o en los organismos públicos. En este último caso los clientes serían similares a las concejalías: de Igualdad, de Tercera Edad, de la Infancia, de Servicios Sociales, etc.
- Organigrama según la ubicación: La empresa se organiza, en este caso, según los territorios. Es muy común en las empresas multinacionales o en las empresas de venta expandidas por todo el territorio.
Establece la jerarquía de mando
Lo siguiente que debes hacer, una vez que ya has elegido el tipo de organigrama, es tener claro cómo es la jerarquía de mando y plasmarlo en el organigrama. Lo que se trata de hacer con esto dejar claro quién tiene el poder de mando, así como el cometido y obligaciones que tiene cada empleado. Es decir, quién toma las decisiones y quién lidera a quién.
Especifica los departamentos y asocia tareas
Ya tenemos claro quién manda en la empresa y qué puestos van en la parte de abajo. Lo siguiente es segmentar los departamentos y describir la función principal que tiene cada uno. Ello será de gran utilidad para poder tener más claro cómo se desarrolla el trabajo y para dirigir acciones a grupos enteros de empleados. Esto es útil también para detectar si hay redundancias en el trabajo y si hay empleados que están realizando tareas fuera de su competencia, por ejemplo.
Asegúrate que se ofrece una visión general de la empresa
Es importante que cuando estés haciendo el organigrama o cuando lo hayas acabado ofrezca una visión general de toda la empresa y que en este se vean reflejadas todas las funciones de los empleados, así como de los puestos de trabajo, puesto que todos ellos son importantes para llevar el trabajo adelante y para mejorar el rendimiento de la empresa.
Plasma el organigrama con un diseño atractivo
Una vez que ya lo hayas acabado, asegúrate de que el organigrama quede en un lugar visible para que todos los trabajadores puedan verlo. Puedes imprimir tu organigrama en la empresa o subirlo a la página web. Lo importante es que todos los trabajadores tengan acceso a este organigrama y puedan consultarlo en el momento que deseen.
Es importante también que el diseño sea atractivo para que sea más visual y resulte más fácil de entender. Algunas empresas han optado por poner fotos de todos sus empleados y directivos en el organigrama de manera que nadie tenga dudas de qué puesto y qué funciones desarrolla cada uno de los trabajadores y, en caso de necesidad, puedan dirigirse a la persona correcta.
